Um projeto não sobrevive sem um bom fluxo de informações confiáveis e fidedignas. A vida de um gerente de projeto pode ir do céu ao inferno, e vice-versa, apenas com um conjunto de informações corretas ou incorretas.
O planejamento da comunicação não se trata apenas de definir o fluxo de informações, formulários, relatórios, etc. Uma atividade fundamental do gerente de projeto é identificar, em cada tarefa ou conjunto de tarefas, quais são os stakeholders mais adequados para fornecer determinadas informações que auxiliarão na tomada de decisão.
Esta tarefa pode ser muitas vezes tortuosa e enganosa. Como gerente de projeto, você pode estar realizando o planejamento e execução com base em informações que lhe parecem totalmente coerentes, para depois perceber que estavam erradas e que o projeto está totalmente fora de curso. Vou dar algumas dicas que lhe ajudarão a aumentar a segurança e reduzir o risco em sua comunicação.
Faça dupla checagem
Nunca trate qualquer informação crucial para o projeto, por mais segura que pareça, como um fato real sem que você faça uma dupla checagem. Busque outro profissional, interno ou externo ao projeto, que possa avaliar esta informação e lhe ajudar a determinar se ela é 100% válida.
Realize suas próprias investigações
Não importa se você não é o especialista no tema… ainda assim pode fazer uma pesquisa pessoal para reforçar a validade da informação. Muitas vezes uma simples busca no Google pode lhe dar pistas excelentes para melhorar a qualidade da informação. Por exemplo, em um projeto de mineração que participo, pesquiso na internet dados de outros projetos similares, e obtenho dados que me ajudarão a questionar e compreender os geólogos que realizam o trabalho de campo.
Desenhe mapas de stakeholders
Transformar uma rede de contatos em um mapa de stakeholders, que indique os principais relacionamentos entre diferentes stakeholders, será muito útil para que você consiga determinar se está falando com a pessoa correta. Talvez sua fonte de informação a esteja obtendo de segunda-mão, e você pode saltar etapas e melhorar a comunicação indo direto à fonte primária.
Não se Conforme
Especialmente quando o tempo é escasso e a pressão é alta (ou seja, em quase todos os projetos do mundo), o gerente de projetos pode ter a tentação, e até a tendência, de aceitar informações como fatos verdadeiros. Claro, nos falta tempo e recursos para explorar cada informação com a atenção que merece. Muitas vezes queremos acreditar naquela informação para que o projeto possa seguir seu curso. O fato é que não podemos nos conformar e devemos explorar cada tema o suficiente para garantir o bom andamento das atividades.
domingo, 4 de setembro de 2011
Ter uma equipe coesa,
Ter uma equipe coesa, dedicada e que acredita nos objetivos do projeto é um dos maiores ativos que uma empresa pode ter na execução de um projeto… e saber motivar esta equipe não é responsabilidade do departamento de RH da empresa, e sim do Gerente de Projeto.
Todas as empresas tem seus defeitos, e não é difícil ver problemas no gerenciamento de recursos humanos em uma organização. Gerentes de Projeto não devem usá-los como desculpa para o insucesso, e sim usar a oportunidade para que a equipe veja um benefício extra ao participar de um projeto.
Vamos supor que um profissional está inicialmente trabalhando em uma estrutura funcional na organização, com um chefe com técnicas de gestão de pessoas inadequadas e ultrapassadas. Se este profissional tiver a oportunidade de participar de um projeto gerenciado por uma pessoa que sabe motivar e reconhecer esforços, sua dedicação será redobrada. Por isso eu disse que problemas no RH de uma empresa pode ser uma oportunidade para o Gerente de Projetos unir a equipe.
Lendo o blog PM Tools, vi um artigo que dá boas dicas de como motivar a equipe em um projeto. Na realidade, estas dicas não são inovadoras ou fora do senso comum que qualquer bom gestor (de projetos ou de qualquer outra coisa) deve ter. No entanto, como Gerentes de Projeto muitas vezes nos concentramos no aspecto “técnico” da gestão, e nos esquecemos de como um dos principais fatores de sucesso sempre será uma equipe motivada e dedicada.
Seguem as dicas citadas no PM Tools, com comentários adicionais meus:
1. Pergunte à equipe como eles se sentem em relação a seu papel no projeto. Isto o ajudará a corrigir o andamento das atividades para que se ajustem às necessidades da equipe da melhor forma possível. Além disso, pode obter um feedback importantíssimo para melhorar o desempenho do projeto como um todo.
2. Quando o trabalho realizado for bom, elogie e mostre apreciação em frente a todos. Esta apreciação deve ser sincera, para que fique clara a importância de cada um nos resultados do projeto.
3. Críticas, correções e até broncas fazem parte do gerenciamento de recursos humanos, mas há sempre a forma certa de fazê-lo. Para começar, tente fazer estas críticas de forma privada, já que a exposição pública dos erros pode gerar reações negativas do profissional.
4. Seja participativo ao invés de imperativo. Em outras palavras, não fique somente mandando os outros fazerem o trabalho. Compartilhe o que está por trás do planejamento, e ouça sugestões.
5. Assuma riscos calculados dando a sua equipe atividades que expandam sua zona de conforto, permitindo que aprendam e cresçam com o projeto.
6. Seja um líder. Crie um clima de confiança com a equipe. Seja responsável com eles. Isso não quer dizer ser o melhor amigo deles, e sim o melhor guia.
Compartilhe!
Todas as empresas tem seus defeitos, e não é difícil ver problemas no gerenciamento de recursos humanos em uma organização. Gerentes de Projeto não devem usá-los como desculpa para o insucesso, e sim usar a oportunidade para que a equipe veja um benefício extra ao participar de um projeto.
Vamos supor que um profissional está inicialmente trabalhando em uma estrutura funcional na organização, com um chefe com técnicas de gestão de pessoas inadequadas e ultrapassadas. Se este profissional tiver a oportunidade de participar de um projeto gerenciado por uma pessoa que sabe motivar e reconhecer esforços, sua dedicação será redobrada. Por isso eu disse que problemas no RH de uma empresa pode ser uma oportunidade para o Gerente de Projetos unir a equipe.
Lendo o blog PM Tools, vi um artigo que dá boas dicas de como motivar a equipe em um projeto. Na realidade, estas dicas não são inovadoras ou fora do senso comum que qualquer bom gestor (de projetos ou de qualquer outra coisa) deve ter. No entanto, como Gerentes de Projeto muitas vezes nos concentramos no aspecto “técnico” da gestão, e nos esquecemos de como um dos principais fatores de sucesso sempre será uma equipe motivada e dedicada.
Seguem as dicas citadas no PM Tools, com comentários adicionais meus:
1. Pergunte à equipe como eles se sentem em relação a seu papel no projeto. Isto o ajudará a corrigir o andamento das atividades para que se ajustem às necessidades da equipe da melhor forma possível. Além disso, pode obter um feedback importantíssimo para melhorar o desempenho do projeto como um todo.
2. Quando o trabalho realizado for bom, elogie e mostre apreciação em frente a todos. Esta apreciação deve ser sincera, para que fique clara a importância de cada um nos resultados do projeto.
3. Críticas, correções e até broncas fazem parte do gerenciamento de recursos humanos, mas há sempre a forma certa de fazê-lo. Para começar, tente fazer estas críticas de forma privada, já que a exposição pública dos erros pode gerar reações negativas do profissional.
4. Seja participativo ao invés de imperativo. Em outras palavras, não fique somente mandando os outros fazerem o trabalho. Compartilhe o que está por trás do planejamento, e ouça sugestões.
5. Assuma riscos calculados dando a sua equipe atividades que expandam sua zona de conforto, permitindo que aprendam e cresçam com o projeto.
6. Seja um líder. Crie um clima de confiança com a equipe. Seja responsável com eles. Isso não quer dizer ser o melhor amigo deles, e sim o melhor guia.
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Stakeholder o que é ?
Para começar o conteúdo do blog, nada melhor do que explicar o porquê do nome.
Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto.
A palavra vem de:
Stake: interesse, participação, risco
Holder: aquele que possui
Os primeiros stakeholders que imaginamos em um projeto são o Gerente de Projeto, o Patrocinador do Projeto, a Equipe de Projeto e o Cliente. Entretanto, na prática podem existir muitos outros:
A comunidade
Outras áreas da empresa
Concorrentes
Fornecedores
Investidores e acionistas
Governo
As famílias da equipe de projeto
Além disso, cada projeto pode ter alguns stakeholders que sejam específicos para sua realidade, e que não se apliquem a outros projetos.
A importância de identificar os stakeholders é que além de serem afetados pelo projeto, eles podem ter uma influência direta ou indireta no seu resultado. Uma falha nesta identificação significará que o gerente de projeto não estará pensando nas necessidades de todos os envolvidos, e isto é um fator de risco para o projeto.
Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto.
A palavra vem de:
Stake: interesse, participação, risco
Holder: aquele que possui
Os primeiros stakeholders que imaginamos em um projeto são o Gerente de Projeto, o Patrocinador do Projeto, a Equipe de Projeto e o Cliente. Entretanto, na prática podem existir muitos outros:
A comunidade
Outras áreas da empresa
Concorrentes
Fornecedores
Investidores e acionistas
Governo
As famílias da equipe de projeto
Além disso, cada projeto pode ter alguns stakeholders que sejam específicos para sua realidade, e que não se apliquem a outros projetos.
A importância de identificar os stakeholders é que além de serem afetados pelo projeto, eles podem ter uma influência direta ou indireta no seu resultado. Uma falha nesta identificação significará que o gerente de projeto não estará pensando nas necessidades de todos os envolvidos, e isto é um fator de risco para o projeto.
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