Um projeto não sobrevive sem um bom fluxo de informação.

Um projeto não sobrevive sem um bom fluxo de informações confiáveis e fidedignas. A vida de um gerente de projeto pode ir do céu ao inferno, e vice-versa, apenas com um conjunto de informações corretas ou incorretas.

O planejamento da comunicação não se trata apenas de definir o fluxo de informações, formulários, relatórios, etc. Uma atividade fundamental do gerente de projeto é identificar, em cada tarefa ou conjunto de tarefas, quais são os stakeholders mais adequados para fornecer determinadas informações que auxiliarão na tomada de decisão.

Esta tarefa pode ser muitas vezes tortuosa e enganosa. Como gerente de projeto, você pode estar realizando o planejamento e execução com base em informações que lhe parecem totalmente coerentes, para depois perceber que estavam erradas e que o projeto está totalmente fora de curso. Vou dar algumas dicas que lhe ajudarão a aumentar a segurança e reduzir o risco em sua comunicação.
Faça dupla checagem

Nunca trate qualquer informação crucial para o projeto, por mais segura que pareça, como um fato real sem que você faça uma dupla checagem. Busque outro profissional, interno ou externo ao projeto, que possa avaliar esta informação e lhe ajudar a determinar se ela é 100% válida.
Realize suas próprias investigações

Não importa se você não é o especialista no tema… ainda assim pode fazer uma pesquisa pessoal para reforçar a validade da informação. Muitas vezes uma simples busca no Google pode lhe dar pistas excelentes para melhorar a qualidade da informação. Por exemplo, em um projeto de mineração que participo, pesquiso na internet dados de outros projetos similares, e obtenho dados que me ajudarão a questionar e compreender os geólogos que realizam o trabalho de campo.
Desenhe mapas de stakeholders

Transformar uma rede de contatos em um mapa de stakeholders, que indique os principais relacionamentos entre diferentes stakeholders, será muito útil para que você consiga determinar se está falando com a pessoa correta. Talvez sua fonte de informação a esteja obtendo de segunda-mão, e você pode saltar etapas e melhorar a comunicação indo direto à fonte primária.
Não se Conforme

Especialmente quando o tempo é escasso e a pressão é alta (ou seja, em quase todos os projetos do mundo), o gerente de projetos pode ter a tentação, e até a tendência, de aceitar informações como fatos verdadeiros. Claro, nos falta tempo e recursos para explorar cada informação com a atenção que merece. Muitas vezes queremos acreditar naquela informação para que o projeto possa seguir seu curso. O fato é que não podemos nos conformar e devemos explorar cada tema o suficiente para garantir o bom andamento das atividades.